Tydliga mål ger bättre möten

Från Fritidspedagogik 2016-02-15 20:27

Möten är ofta långa, ineffektiva och lite allmänt tråkiga. Men det behöver inte vara så. Tydligt syfte och en mötesledare som styr är några faktorer som gör möten bättre. Och varför inte tänka i helt nya banor?

Illustration: Lars RehnbergAtt hålla möten kan verka så lätt. De berörda samlas, informerar, diskuterar och så fattar man beslut. Konstigare behöver det inte vara. Och ändå är det så svårt.

– Det är sällan man tycker att det ska bli kul med ett möte. De flesta möten är jätte­trista och ofta ineffektiva, säger Monica Wallén, som har arbetat som organisationskonsult och är en av författarna till boken Bättre möten på jobbet.

Men det behöver inte vara så. Genom att lägga ner lite tid och kraft går det att göra något bra, och kanske till och med roligt, av mötena.

–Ofta tar chefen för givet att hon eller han ska leda mötet. Och så sätter sig de andra för att bli informerade, men alla har ett ansvar för att det ska bli bra, säger Monica Wallén.

Möten kan hållas i olika syften, det kan vara för att sprida information, för att komma fram till hur gruppen ska arbeta tillsammans eller för att vissa beslut måste fattas. Beroende på syftet bör formerna se lite olika ut. Ett informationsmöte bör till exempel inte vara längre än 15–20 minuter. Det är ungefär så länge som vi orkar sitta och bara lyssna. Efteråt kan deltagarna få minnesanteckningar på mejlen.

– Ofta tror jag man blandar ihop de olika mötes­formerna. Deltagarna vet inte om de ska få vara med och bestämma och sitter och funderar på om det var information de fick eller om de förväntas agera. ­Syftet måste tänkas igenom i förväg och vara tydligt för alla deltagare, säger Monica Wallén.

Alla möten behöver en mötesledare, en agenda och någon som antecknar. Faller sig inte rollerna naturligt går det bra att rotera. Men det behövs en ledare som ser till att man håller fokus, att alla får komma till tals och för mötet framåt. Det är också bra om mötesledaren summerar efter varje punkt så det blir klart och tydligt vad man kommit fram till.

Att få alla att delta är en utmaning för den som leder mötet, men en viktig sådan då möten handlar om jämlikhet och demokrati. På APT-möten till exempel ska alla få information, möjlighet att påverka och få säga sitt. Ändå sitter två tredjedelar passiva och vilar i frid, som Monica Wallén uttrycker det.

– Man är olika. En del är snabba i tanken och andra bara snabba på att prata. Men de som är mer introverta kan ha väldigt bra idéer. De har hunnit tänka och komma på djupet.

För att få de passiva att ta plats finns flera metoder. Roterande ordförandeskap, att gå laget runt i åtminstone de viktiga frågorna, eller att mötesledaren helt enkelt frågar dem om deras åsikter: ”Du brukar ha bra idéer och nu har du tänkt länge, har du några synpunkter?” På samma sätt kan mötesledare behöva gå in och vänligt men bestämt stoppa dem som gärna pratar på. ”Du har bidragit med många tankar, men nu är det viktigt att höra vad Lena tycker också.”

– Gör man det här på ett vänligt sätt kan det även stärka medarbetarnas självförtroende, säger Monica Wallén.

Nina Norén är verksamhetsutvecklare med effektivitet som ett av sina specialområden. Hon menar att man kan behöva jobba fram en gemensam värdegrund för hur man vill att mötena ska fungera. En grupp som har en mötesserie framför sig kan på det första mötet ha en punkt om hur de vill att mötena ska fungera.

– Då kommer oftast delaktighet upp. Man ska inte sitta tyst under mötet och sedan kritisera det i efterhand. Har man åsikter ska de fram på mötet. Det är viktigt med en ordförande som bjuder in även de tysta, men räcker inte det kan det behövas enskilda samtal, säger hon.

Ett vanligt misstag är att mötena blir för långa och ineffektiva. Många möten skulle kunna hanteras på 20 minuter, eller en halvtimme, men ofta avsätts ändå en timme. Mötesledaren ska styra mot målen och kan som stöd göra en plan för hur lång tid varje punkt får ta. Den planen behöver inte alltid presenteras för deltagarna. Samtidigt måste det finnas lite luft i planeringen för att släppa fram tankar och idéer som man inte räknat med.

Om inte alla punkter hinns med får de flyttas fram till nästa möte eller så får man boka ett nytt.

– Ordföranden måste våga ta plats och styra. Börjar och slutar man alltid i tid så lär sig folk det och mötena blir så småningom mer effektiva, säger Nina Norén.

För de som fastnat i en trist och oinspirerande möteskultur finns det knep att ta till. Det viktigaste är att bryta mönstret. Ett sätt är att ha ett möte om hur man vill att mötena ska fungera. Ett annat är att hitta på en ny form. Måste mötet verkligen hållas i personalrummet som det alltid gjorts? Går det att jobba mer kreativt för att få fram nya idéer?

Nina Norén föreslår till exempel stående möten, de blir korta och effektiva per automatik. Vill man till exempel få fram hur det fungerar i barngruppen kan man jobba med enkla övningar.

– I stället för att alla bara ska slänga ur sig kan man jobba med gula lappar där alla skriver ner en synpunkt på varje lapp. De samlas in och grupperas efter olika områden. Då blir det lätt att analysera och det skapar delaktighet, säger hon.

Monica Wallén tycker också man ska variera ­mötesformen. Till exempel genom att ta en promenad eller att bjuda in någon utifrån som kan ge ny inspiration. Eller varför inte bryta av ett långt möte med något helt annat, något spex, en stressövning ­eller lyssna på en cd.

– Det hänger på ledarens fantasi. Många blir väldigt låsta och är rädda för hur det ska tas emot. Men när man kan skratta och det är högt i tak brukar ­mötena bli som bäst.

Skriv en kommentar

För att kommentera Lärarnas Nyheters artiklar kan du antingen logga in med ditt konto hos t ex Facebook eller Google (klicka på en av symbolerna här under) eller skapa en enkel inloggning där du anger namn och e-postadress. Klicka på Skapa nytt konto nedan, eller använd inloggningsformuläret om du redan har ett konto.
Annons

Fler nyheter