Från snejl till mejl

Snabbt, lätt och tillgängligt. Mejlen gör oss oberoende av tid och rum och därför är det inte särskilt konstigt att den blivit en så viktig del av arbetsvardagen. En som har forskat om hur rektorer, förvaltningschefer och andra chefer använder mejlen i jobbet är Eva Sjöqvist, universitetslektor i informatik vid Högskolan på Gotland. Hon har främst intresserat sig för organisationers interna kommunikation, när mejlen bör användas och inte. Som chef kan man börja med att fråga sig hur, när och varför mejlen används i dag, tycker hon.

– Den interna kommunikationen vilar på tre ben: en samordnande funktion, en relationsbyggande och en förändringsförberedande.

Mejlen stödjer vissa funktioner bättre än andra. När flera ska samarbeta i ett längre projekt kan det till exempel vara klokt att avstå från att mejla. Publicerar man texterna på en lärplattform eller motsvarande kan deltagarna kommentera arbetet löpande på ett sätt som ger en bättre överblick än en mejlväxling.

Ett kort mejl om en känslig förändring är ofta inte särskilt lyckat eftersom det kan ge upphov till oro och väcka en massa frågor. Att kalla till möte istället är effektivare för då har alla möjlighet att ställa frågor och stämma av sin tolkning direkt, resonerar hon. Som chef har man förstås stort inflytande över vilka verktyg som används när.

Men hur ska skolledare då tänka kring sitt eget mejlande? Måste man alltid svara snabbt på mejl?

Nej, man behöver för det mesta inte svara omgående för den som har ett akut ärende ringer i stället, tycker Eva Sjöqvist. Fördelen med mejl är ju att vi kan ta del av den när vi får tillfälle.

– Om det börjar brinna skickar man inte ett mejl. Egentligen är det sällan bråttom.

I sin forskning identifierade Eva Sjöqvist olika typer av mejlanvändare, från de som var mycket strukturerade till de väldigt stressade. Eftersom människor är olika finns det olika sätt att förhålla sig till mejlandet på. För vissa kanske det är störande att kolla mejlen flera gånger under dagen, för andra erbjuder det ett skönt avbrott. Men ingen bör känna att de ständigt måste vara uppkopplade, det vore orimligt tycker hon.

– Koncentrerar du dig djupt är det inte bra att bli avbruten. Och börjar du dagen med att läsa mejlen kanske du inte gör något av allt det du hade förutsatt dig.